Groupware

Pengertian CSCW

   Istilah Computer Supported Cooperative Work (CSCW) pertama kali digunakan oleh Irene Greif dan Paul M. Cashman pada tahun 1984, pada sebuah workshop yang dihadiri oleh mereka yang tertarik dalam menggunakan teknologi untuk memudahkan pekerjaan mereka. Beberapa orang menyamakan CSCW dengan groupware, namun yang lain mengatakan bahwa groupware merujuk kepada wujud nyata dari sistem berbasis komputer, sedangkan CSCW berfokus pada studi mengenai kakas dan teknik dari groupware itu sendiri, termasuk didalamnya efek yang timbul baik secara psikologi maupun sosial. CSCW adalah sebuah istilah generik, yang menggabungkan pengertian bagaimana orang bekerja dalam sebuah kelompok dengan teknologi pendukung berupa jaringan komputer, Perangkat keras, Perangkat lunak terkait, layanan, dan teknik.

CSCW Matrix

Salah satu bentuk umum konseptualisasi sistem CSCW adalah dengan mengamati konteks dari penggunaan sistem tersebut. Contohnya adalah matriks CSCW, yang diperkenalkan pertama kali pada tahun 1988 oleh Johansen. Matriks dimaksud membagi konteks sebuah "work" ke dalam dua dimensi yakni waktu dan lokasi. Dimensi waktu dibagi menjadi kolaborasi yang dilakukan pada waktu yang bersamaan (sinkron), atau berbeda (asinkron). Dimensi lokasi dibagi menjadi kolaborasi yang dilakukan pada tempat yang sama, atau tempat yang terdistribusi.

Pengertian Groupware

Groupware adalah aplikasi yang dibuat untuk mendukung kolaborasi bersama antar sekelompok pengguna dalam suatu lingkungan tertentu (Alan Dix,  1993).  Groupware mewakili software yang membantu kelompok kerja/kolega terhubung ke jaringan komunikasi untuk mengelola aktifitas mereka.  Operasi yang didukung antara lain: penjadwalan rapat dan alokasi sumberdaya, email, e-newsletter, distribusi file dan lain sebagainya.

1. Aplikasi Groupware

    Aplikasi groupware dibedakan berdasarkan gambar berikut ini

	Same place	Different place
Same time	Face-to-face conversation	Telephone
Different time	Post-it-note	Letter

1. kolaborasi berdasarkan tempat

    Groupware yang dapat menggabungkan pengguna yang terletak ditempat yang berjauhan. Dalam konteks  ini aplikasi dapat berupa video conference, meeting room, chating ataupun messenger. Groupware jenis ininlebih banyak bebasis web, mengingat sifat aplikasi berbasis web yang dapat diakses secara bersamaan meski memiliki letak yang berjauhan.

2. Kolaborasi berdasarkan waktu

   Groupware yang dapat dijalankan dalam waktu yang berbeda. Contoh dari aplikasi basis web jenis ini adalah email, forum diskusi ataupun jenis shared editing. Selain itu ciri utama dari groupwarejenis ini adalah tampilan detail waktu terakhir seorang pengguna melakukan aktifitas. Dalam perkembangan teknologi web, groupware jenis ini sering juga disebut sebagai sosial networking seperti blog, forum sosial, bookmark aggregator, contoh : del.icio.us, blinklis ataupun office online.

Contoh aplikasi groupware terdiri atas:

1	Komunikasi media Komputer		1. email 2. Instan messangers 3. sms
2.	Konferensi dan komunikasi video
3.	Meeting dan sistem pendukung	keputusan	a. Argumentation tools
			b. Meeting rooms
			c.  Shared work surfaces
4.	Aplikasi dan artefak Saling berbagi		1. Shared editors 2. Shared Diaries 3.Shared PCs & Shared Windows

Email

Email merupakan groupware tersukses yang ada. Email termasuk jenis komunikasi yang asynchronous (berbeda waktu) dan remote  (berbeda tempat). Komponennya terdiri dari alamat tujuan (To), salinan (Cc)  juga disertai dengan penanda waktu kirim.

Mekanisme pengiriman e-mail membutuhkan delay dalam pengirimannya dan masalah ini tidak dapat diperkirakan dan sangat tergantung pada tingkat penggunaan komputer yang digunakan sebagai relay suatuy pesan. Dalam suatu e-mail yang sederhana terdapat hanya satu penerima. Banyak sistem e-mail yang mengijinkan dapat diterima oleh banyak penerima dengan menuliskan (Cc: ) dalam e-mail yang dikirimkannya menjadi suatu group. Group ini berisi daftar distribusi yang berisi nama group dari  sekelompok user yang sering mengirim e-mail.

Dalam sistem ini pesan yang dikirimkan dialamatkan ke dalam suatu bulletin board atau newsgroup. Dalam pengirimannya dari suatu lokasi membutuhkan waktu pengiriman dalam ukuran menit atau hari, sedangkan e-mail yang berbasiskan LAN dalam satu lokasi hanya membutuhkan beberapa detik.

Instant Messanger

Instant messenger seperti yahoo messenger merupakan suatu fasilitas untuk mengirim pesan berbasis internet yang mendapat umpan balik secara langsung, selain itu juga bisa berkirim file, suara dan video dengan adanya fasilitas web camera.

Layanan pesan singkat (sms)

Layanan pengiriman pesan yang dibatasi 160 karakter. Dengan layanan 3G, bisa disertai komunikasi face to face.

Konferensi dan Komunikasi video

Untuk berkomunikasi di antara beberapa orang yang terpisah secara lokasi memerlukan biaya yang tidak sedikit serta waktu tempuh yang tidak singkat. Untuk memenuhi kendala tempat, waktu dan biaya tersebut diatasi dengan teknologi video konferensi yang berbasis teknologi satelit. Masing-masing lokasi dalam sebuah sistem video konferensi membutuhkan sarana untuk mengirim dan menerima video yang dikirim melalui satelit.

Konferensi video bukanlah pengganti komunikasi face to face karena memiliki kekurangan antara lain timbal balik dan kontak mata yang kurang. Solusi untuk mengatasi kurangnya kontak mata dengan adanya video tunnel.

Argumentation Tools

Komunikasi ini berbentuk dua arah dan melihat kontribusi masing-masing. Hal ini dilakukan untuk mengkomunikasikan alasan pengambilan keputusan di antara perancang

Meeting Room

Suatu ruang pertemuan yang dirancang menggunakan peralatan komputer untuk  pertemuan tatap mata. Rancangan ruang ini dapat berbentuk U atau C yang diatur mengelilingi layar monitor dan masing-masing peserta mempunyai masing-masing monitor. Sistem ini mendukung beberapa bentuk pekrjaan seperti penggunaan terminal secara pribadi dan sub group pada kegiatan teleconferencing atau email.

Sistem ini beroperasi dengan mode dimana semua layar peserta dan layar pada terminal pusat mempunyai tampilan yang sama. Hal ini dikenal dengan istilah WYSIWIS (what you see is what I see). Masalah pada sistem ini adalah jika beberapa peserta memutuskan untuk menulis pada waktu yang  bersamaan.

Shared work surfaces

Merupakan suatu sistem yang menggunakan efek whiteboard, yakni suatu sistem yang mengatur para peserta menulis dengan  tangan secara langsung ke layar besar. Tulisan ini akan dibuat film dengan kamera atau di capture secara digital dengan  menggunakan layar yang sensitive.Tampilan tulisan satu peserta akan ditampilkan ke peserta yang lain. Variasi yang lain dari shared work surface ini adalah dengan membuat peserta menulis pada suatu kertas pada masing-masing desktop dan dibuat filmnya dari arah atas. Gambar dari masingmasing peserta akan digabungkan dan ditampilkan pada masing-masing layar di area kerja peserta.

Shared Editor

Editor ini dapat berbentuk text maupun grafik yang bekerja sama. Bentuk software yang digunakan dalam meeting room dapat berbentuk shared editor tetapi digunakan untuk kerjasama pada dokumen yang normal. Dengan membuat PC dan windows bekerjasama maka user mengharapkan mempunyai maksud yang sama dalam suatu komunikasi, dimana hal ini dapat juga dilaksanakan pada komunikasi secara face to face (co-located), saluran audio dan video atau sekurangnya pada  komunikasi secara tekstual.

Shared Diary

Ide dari sistem ini adalah sederhana yakni setiap orang menggunakan shared electronic diary, hal ini berlaku sama jika menggunakan personal komputer dan pocket organizers. Jika ada seseorang ingin membuat pengaturan pertemuan maka sistem akan mencari diaries semua orang untuk menemukan waktu yang kosong

Shared PCs & Windows

Sistem ini difokuskan pada pekerjaan yang dilakukan secara bersama-sama. Ide sistem ini adalah membuat beberapa komputer seolah-olah menjadi satu kesatuan. Apapun yang ditulis akan terlihat pada setiap terminal. Hal ini mirip pada meeting room tetapi tidak terdapat layer besar.

Sistem ini mempunyai dua kegunaan yakni ada :

1. Dokumen yang sedang dalam proses, contoh jika peserta sedang menggunakan program spreadsheet   

    secara bersama untuk memecahkan persoalan keuangan.

2. Untuk technical support, contoh jika kita sedang mengalami kesulitan pada suatu aplikasi kemudian 

    menelepon local technical guru yang akan terhubung dengan komputer kita.

Contoh Groupware :

• HORDE

Horde adalah web application framework yang berbasiskan PHP. Banyak aplikasi yang ditawarkan diantaranya Horde IMP email client, groupware (didalamnya terdapat fungsi calendar, notes, tasks, dan file manager), wiki, serta time and task tracking software. Dalam Horde terdapat Horde E-mail Platform yang didalamnya memiliki fitur IMP (e-mail client berbasis web), Ingo (e-mail filter rules manager), dan Sork kumpulan dari empat Horde modules (accounts, forwards, password, dan vacation) dimana keempat modul ini dikolaborasikan menjadi berbagai macam fungsi account management.

• Simple Groupware

Software yang satu ini merupakan paket groupware yang ditulis dalam bahasa PHP, menggunakan database MySQL versi 4 ke atas. Simple Groupware berisikan calendar system, e-mail client, inventory system dan lainnya. Simple Groupware memiliki module untuk mengatur calendar, contact, task, project, dan equipment inventories. Sedangkan eksternal data bisa diintegrasikan menggunakan IMAP, RSS, iCal, vCard, CSV, atau XML files. Firefox bookmark bisa didukung pada groupware ini dan datanya bisa diimpor dalam bentuk format file CSV, XML, HTML, RSS, dan iCal. 

• Feng Office

Feng Office Community Edition tadinya diberi nama OpenGoo adalah sebuah online office suite software package yang berlisensi opensource yang dikembangkan oleh komunitas Feng Office dan OpenGoo. Fitur yang dimiliki juga sama dengan online office suite software package yang lain seperti Google Apps, Microsoft Office Live, Zimbra, dan Zoho. Aplikasi ini bisa didownload dan diinstal di server.

• SOGO

Software yang berbasis open source ini dulunya bernama Scalable OpenGroupware.org, merupakan collaborative software atau groupware server yang digunakan untuk multiple clients. Software ini kebanyakan ditulis dalam bahasa C, PostgreSQL, dan Apache. SOGo memiliki perbedaan dengan groupware lainnya yang tidak hanya merupakan penggabungan dari berbagai macam aplikasi, namun juga fokus untuk menyediakan platform untuk solusi groupware yang menggunakan protokol standar dan XM yang berbasiskan API. Client yang didukung adalah Kontact dan Novell Evolution melalui GroupDAV.

• Tine 2.0

Tine 2.0 adalah business software package dengan tipe lisensi open source. Aplikasi ini masuk ke dalam kategori groupware dan Customer Relationship Management (CRM). Aplikasi ini merupakan platform yang independen dan diimplementasikan sebagai Service Oriented Architecture (SOA) yang terdiri dari dua bagian penting yaitu komponen server yang digunakan untuk master data source, ditulis dengan menggunakan PHP, dan menggunakan database SQL sebagai central data storage. Untuk komponen Client yang digunakan sebagai graphical user interface (GUI) yang ditulis dalam Javascript dan dijalankan menggunakan web browser.

• E-GroupWare 

E-GroupWare merupakan salah satu software berbasis open source groupware yang diperuntukkan bagi perusahaan berskala menengah hingga enterprise. Kegunaan utamanya adalah untuk mengatur contacts, appointments, projects, dan to do list. Software ini bisa digunakan melalui native web interface, menggunakan access platform independent, atau menggunakan groupware clients yang didukung antara lain Kontact, Novell Evolution, Microsoft Outlook, selain itu juga digunakan pada PDA. 

• Zimbra 

Zimbra atau Zimbra Collaboration Suite (ZCS) merupakan collaboration suite full featured yang mendukung email dan group calendar. Software ini menggunakan web interface berbasis Ajax yang mendukung tool tips, drag and drop items, dan right click menu pada user interfacenya. Termasuk kemampuan searching dan date relations serta online document authoring. 

• GroupOffice 

GroupOffice merupakan groupware yang berbasis PHP dengan dua lisensi yang berbeda yaitu komersial dan open source. Online suite ini memiliki aplikasi office yang ada di dalam server utamanya sehingga aplikasi-aplikasi tersebut dapat diakses melalui web browser. Aplikasi tersebut adalah address book, calendar, e-mail, timesheet, notes, dan website content management modules. Untuk email sudah mendukung fitur IMAP dan POP3, calendar mendukung iCalendar import, sedang untuk profesionalnya disinkronisasi dengan PDA, mobile phone dan Microsoft Outlook. 

• Zarafa

Zarafa adalah collaborative software yang mampu menyimpan email pada server dan menggunakan mail client berbasis Ajax yang dinamakan Web-Access. Seluruh server komponen dan WebAccess dari Zarafa menggunakan lisensi AGPL. Sedangkan untuk fitur yang lebih advance hanya tersedia pada versi komersial. 

• Collabtive

Collabtive adalah web based project management software yang menggunakan lisensi open source. Software ini menggunakan proprietary tools seperti Basecamp atau ActiveCollab. Collabtive sendiri ditulis menggunakan PHP5 dan menggunakan user interface berbasis Ajax. Selain itu juga mendukung hingga 30 bahasa berbeda dan terintegrasi dengan web services melalui XML API. Fungsi lain yang dimiliki adalah penggunaan To do list, Milestones, Calendar, Messaging/Instant Messaging, File Management, Role based user permissions, Timetracking, Tagging, Search, Reporting (berbentuk file Microsoft Excel dan PDF), Exporting ke berbagai bentuk file seperti ZIP, XML, RSS, iCal dan vCard), Importing from Basecamp XML dan Multilanguage.

Beberapa contoh Groupware yang berhubungan dengan Pendidikan, Hiburan dan Sociality :

*Skype 

groupware di bidang sosial yang menyediakan fasilitas video conference antara satu dengan yang lain.

*TeamViewer 

groupware di biang komputer, menyediakan PC software yang bisa di download dengan user id dan password. 

*4shared.com 

groupware di banyak bidang (pendidikan, hiburan, bisnis) karena menyediakan fasilitas untuk berbagi dan mendownload segala jenis, baik dokumen, musik, video dengan user id dan password. 

*Scribd.com

groupware di banyak bidang untung saling berbagi dokumen baik yang gratis ataupun berbayar. 

*Yahoo mail 

groupware yang menyediakan fasilitas e-mail untuk saling berkirim pesan teks. 

*Yahoo messenger 

groupware di bidang sosial yang memiliki fasilitas untuk berkirim pesan teks, gambar, maupun video conference. 

*Mindomo.com 

groupware di bidang pendidikan dan bisnis yang menyediakan fasilitas share idea, share map. 

*Farmville 

groupware di bidang hiburan hasil dari zynga yang mengelola game online di situs jejaring sosial facebook. 

*Gliffy.com 

groupware yang menyediakan fasilitas berbagi diagram dan edit diagram dengan berbagai tema, dimana penggunanya biasanya seorang programmer. 

* Facebook.com 

groupware di bidang sosial yang menyediakan fasilitas komunikasi antara satu dengan yang lain baik berupa pesan teks, maupun video call. 

* Youtube.com

  groupware di banyak bidang utuk saling berbagi video. ooVo -groupware di bidang komputer yang menyajikan  
  download software dekstop.